Démarches : comment obtenir ses actes d’état civil à Milan ?

Extrait de naissance, certificat de résidence ou de mariage… L’obtention des actes d’état civil fait partie des contraintes administratives auxquelles les expatriés (et pas seulement) peuvent être confrontés. Tour d’horizon des différents moyens de se les procurer à Milan, en version papier ou numérique.

Plutôt papier ou digital ? Les Milanais semblent avoir tranché. En mai 2020, 84% des utilisateurs privilégiaient le numérique pour effectuer leurs démarches administratives. Un regain qui s’explique par les nouvelles habitudes prises depuis le confinement, aussi encouragées par les derniers outils développés par les services municipaux.

Traditionnellement, les actes d’état civil sont disponibles en version papier à la mairie, mais il faut s’armer de patience pour obtenir un rendez-vous. Les documents peuvent aussi être téléchargés en version numérique sur le site de la ville. La démarche en ligne est accessible aux résidents comme aux non-résidents, pour soi comme pour une autre personne, et nécessite simplement une copie de la pièce d’identité. Dans le cas où la version numérique ne conviendrait pas, il existe désormais des alternatives pour récupérer ses documents imprimés sans passer par les bureaux et les files d’attente.

Des « guichets de quartier » dans les kiosques

Depuis juin 2020, chacun peut retirer la plupart de ses actes d’état civil en version papier chez un marchand de journaux proche de chez lui. Un nouveau service qui permet par la même occasion de faire revivre certains kiosquiers en difficulté. Ces « guichets de quartier » ont vu le jour dans une soixantaine de kiosques, répartis entre les neufs zones de la ville. On peut également y acheter la carte de stationnement réservée aux habitants de Milan.

Le Spid, un identifiant pour gérer ses démarches en ligne  

La majorité des démarches administratives peut aussi se faire en ligne, avec le Système public d’identité digitale (Spid). Les personnes résidant sur le territoire italien, ainsi que les Italiens résidant à l’étranger, peuvent demander cet identifiant numérique gratuitement. Pour le créer, il faut bien entendu disposer d’une adresse mail, d’une pièce d’identité ainsi que de la carte de santé (tessara sanitaria) comprenant le codice fiscale. Le Spid permet de se connecter sur le site de la ville pour réaliser et suivre ses démarches à distance, par exemple demander une copie de ses actes d’état civil ou faire renouveler sa carte d’identité.

Le Fasicolo del Cittadino, une nouvelle application mobile

Il est également possible de se connecter à son espace personnel sur son téléphone en téléchargeant l’application Fasicolo del Cittadino, disponible gratuitement sur l’Apple Store et Google Play. Cette plateforme permet notamment de consulter ses données et celles de sa famille, prévoir ses prochaines échéances, prendre rendez-vous et télécharger ses certificats civils. Il sera prochainement possible d’y régler ses amendes.

Censée désengorger les administrations et simplifier les procédures, cette numérisation a aussi ses inconvénients. Certaines démarches dématérialisées peuvent en effet nécessiter une assistance.

Un assistant virtuel sur WhatsApp

D’où cette autre nouveauté, introduite il y a quelques mois : une « chatbox » dédiée aux services administratifs, accessible sur la messagerie WhatsApp. Pour entrer en contact avec cet assistant virtuel, il suffit d’enregistrer le numéro 020202 et d’envoyer « Ciao ». Ce standard est ouvert 24 heures sur 24 pour répondre aux questions des utilisateurs.

Dans un pays où la bureaucratie est réputée pour être lourde et complexe, Milan pourrait bien inspirer d’autres villes vers la modernisation des administrations.