Vous devez gérer vos bureaux d'entreprise à Paris en tant qu'expatrié, mais ne savez pas (encore) comment vous y prendre ? Bonne nouvelle, il est possible d'en déléguer la gestion quotidienne auprès de différents services.
Aujourd'hui, via notre article, nous allons découvrir quelques pistes pouvant vous aider si vous êtes dans cette situation.
Quels sont les services que l'on peut déléguer pour ses bureaux à Paris depuis l'étranger ?
En étant installé à l'autre bout du monde, en Asie par exemple, on peut sentir un certain détachement pour la gestion quotidienne des bureaux de son entreprise. Cependant, faire appel à un spécialiste par secteur de gestion (si l'on peut appeler cela comme ça) peut représenter une réelle opportunité pour vous.
L'entretien
Pour réaliser le nettoyage de vos bureaux à Paris, quoi de mieux que de faire confiance à une entreprise dédiée ? Que vos bureaux soient occupés ou vides, l'équipe du prestataire va intervenir sur place pour réaliser le nettoyage des locaux : sols, bureaux (le meuble), vitres, évacuation des déchets ou encore sanitaires, tout est passé au crible par des professionnels du nettoyage de bureaux.
L'immobilier
Ici, deux cas de figure peuvent se présenter : être propriétaire ou locataire. Cependant, quelle que soit votre situation, vous disposez d'un aspect gestion à considérer. Par exemple, en tant que propriétaire, vous pouvez avoir à vous occuper des impôts, de travaux, de baux en cas de mise en location… En tant que locataire de bureaux à Paris, vous pourriez avoir à gérer le bail avec le propriétaire, quelques aménagements, l'entretien de la chaudière… Bref, il y a toujours un petit truc à faire. Souvent, on fait appel à une agence immobilière spécialisée dans cet aspect ou, nous allons le voir ensuite, à un concierge.
La sécurité
C'est peut-être l'aspect de la gestion à distance de vos bureaux qui vous inquiète le plus : la sécurité de vos locaux. Vous pourriez gérer cet aspect en interne, en engageant et/ou formant un de vos salariés à la sécurité. Allié à un dispositif entier (caméra, portique…), vous pourrez avoir l'esprit tranquille, et ce, même à plusieurs milliers de kilomètres. Autre solution, comme nous le préconisons depuis tout à l'heure, c'est de faire appel à une entreprise spécialisée dans la sécurité : c'est probablement même la meilleure solution sur le long terme.
La conciergerie
Dans votre situation, le service de conciergerie peut s'avérer être une excellente idée. En effet, celui-ci peut s'occuper de tout un tas de petites tâches que vous auriez à faire : gérer les “à-côtés” des salariés (comme la création d'un événement de team building), l'organisation des déplacements professionnels, de soutien des familles (la garde d'enfants), de la logistique (notamment si vous avez une cafétéria dans vos bureaux), etc… Bref, c'est tout l'aspect pratique et concret qui peut être pris en charge par la conciergerie.
Comment assurer un bon suivi du travail depuis l'étranger ?
Quand on fait appel à un prestataire, on aime voir le résultat. À distance, cela peut être compliqué pour vous, mais pour éviter tout problème, voici quelques pistes :
- Mettre en place un point hebdomadaire ou mensuel avec les prestataires (notamment pour évoquer leurs ressentis et besoins, mais aussi pour suivre l'évolution des avancements). Pour cela, un outil comme Google Meet est parfait.
- Définir avec précision vos attentes lors de la rédaction du contrat de mission avec les prestataires
- Écouter le ressenti de vos salariés et collaborateurs (ce sont peut-être les meilleures données à avoir)
- Se rendre sur place, quand c'est possible (lors d'un retour en France par exemple)
Ainsi, vous vous libérez toute une charge mentale, mais aussi un temps précieux pour gérer votre activité depuis l'étranger. C'est donc un élément des plus importants pour la gestion de vos bureaux depuis l'étranger, mais aussi de votre entreprise dans sa globalité.
