Le déjeuner d’affaires est un passage incontournable en entreprise, pour faire avancer un dossier ou simplement réseauter. Derrière son aspect convivial, les enjeux sont stratégiques. Comment doser les parts de formel et d’informel afin de briller lors de votre premier déjeuner professionnel ? Des coachs vous livrent leurs conseils… A table !


(© Randy Faris/Corbis)

Premier déjeuner professionnel : établir un plan d’attaque

Pour son premier déjeuner professionnel, Pauline a eu des sueurs froides. Agée de 22 ans et apprentie au service communication de Disneyland Paris, elle devait inviter un journaliste "pour faire connaissance". La jeune femme voulait cette rencontre "spontanée" et n’a rien préparé. Erreur. "Ma chef m’avait prévenue qu’il ne parlait pas beaucoup mais comme je suis bavarde, ça ne me faisait pas peur."

Dès les premiers mots échangés, pourtant, elle comprend qu’elle devra "lutter" pour arriver au bout du repas, son invité se contentant de "oui", "non" et ne lui posant aucune question. "Si c’était à refaire, je préparerais le rendez-vous, en précisant à l’avance au journaliste les points que je souhaite aborder." Un réflexe à avoir, en effet, parmi de nombreux autres.

Choisir le restaurant avec soin
Par courtoisie, choisissez un restaurant qui se situe près du lieu de travail de votre invité, car l’intérêt d’un déjeuner d’affaires, avant sa convivialité, est de gagner du temps, en évitant de bloquer une heure dans la journée. "Le plus simple est de demander directement à votre invité s’il a un restaurant de prédilection", estime Catherine Sorzana, coach chez Medias Coaching Communication.

Si vous préférez choisir vous-même le restaurant, optez pour une adresse classique, qui propose une carte variée, et évitez les tapas ou la cuisine asiatique, qui ne font pas toujours l’unanimité. Le standing du restaurant doit être adapté à la fonction de votre invité ainsi qu’à l’enjeu du déjeuner. Si vous devez rencontrer un client qui vient de l’étranger, ciblez un restaurant de gastronomie française.

Dans tous les cas, visitez au préalable la salle, pour vous assurer de son calme notamment. Sinon, gare aux mauvaises surprises. Fany, consultante en relations medias dans le secteur de la finance, en sait quelque chose. "J’ai organisé un déjeuner avec un client et un journaliste dans une brasserie haut-de-gamme qui m’avait été recommandée par une collègue, sans aller la voir avant. Elle s’est avérée trop bruyante, au point qu’on devait presque se coller pour s’entendre ! Un désastre…"

Préparer un programme "allégé"


Un déjeuner d’affaires n’est pas une réunion de travail. Inutile d’envoyer un programme détaillé à l’avance. En revanche, vous pouvez préciser dans un e-mail les thèmes que vous souhaitez aborder, en demandant à votre invité si d’autres points l’intéressent. Avant le rendez-vous, révisez bien votre dossier. Vous ne l’aurez pas sous les yeux donc vous devez avoir l’essentiel en tête. "On peut éventuellement prévoir une petite fiche qui récapitule les points-clés", ajoute Catherine Sorzana.

Si vous organisez un déjeuner sans but précis, pour réseauter, renseignez-vous sur les enjeux de votre contact, afin de vous faire une idée "de ses attentes, ses besoins ou des produits qui peuvent l’intéresser", souligne Isabelle Demarcy, consultante en management à Ressources et Stratégies. Mais ne soyez pas trop ambitieux dans vos objectifs. "L’affaire ne sera pas conclue durant le déjeuner, il s’agit juste d’apprendre à mieux se connaître".

Discuter de la stratégie avec son manager


Vous vous rendez au déjeuner avec votre manager ? Il est alors préférable de discuter avec lui en amont de la stratégie à adopter. Cela évitera qu’il monopolise la conversation ou, à l’inverse, qu’il se tourne vers vous toutes les 30 secondes l’air de dire "Quand est-ce que tu prends la parole ?". Proposez-lui de préparer le rendez-vous ensemble, afin de valider les sujets qu'il souhaite que vous abordiez. "Au début de ma carrière, j’allais toujours voir mes chefs avant les déjeuners d’affaires, c’était très apprécié", assure Fadhila Brahimi, coach et directrice de FB-Associés. D’autant que si votre N+1 vous demande de l’accompagner à un déjeuner, il a sans doute une idée du rôle qu’il veut que vous jouiez.

Envoyer une piqure de rappel la veille

Un déjeuner est moins formel qu’un rendez-vous au bureau, et les annulations de dernière minute sont fréquentes. La veille, il est donc impératif d’envoyer un e-mail à votre interlocuteur pour le reconfirmer, et rappeler l’heure de rendez-vous, l’adresse du restaurant et le nom de la réservation. "Il m’est arrivé de me retrouver seule à une table pendant 20 minutes, car les personnes avec lesquelles j’avais rendez-vous avaient été installées à une autre table", relate Fany, qui avait oublié de préciser le nom de la réservation... Une erreur qui ne se produit pas deux fois.

Marie-Anne Nourry (www.letudiant.fr) lundi 7 novembre 2011

 

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