VOICI VENU LE MOMENT DES ASSEMBLEES ANNUELLES…
Comme chaque année, toutes les sociétés sont obligées de suivre l’année fiscale et de clôturer leurs comptes au 31 décembre, sans pouvoir dans l’immédiat y déroger. Et voici venu le moment de vérité sur le résultat de l’activité pour 2009. L’Assemblée générale des associés doit se réunir pour décider de l’affectation du résultat financier et de la distribution du bénéfice. 

La tenue de l’Assemblée générale a pour objet de permettre aux associés / actionnaires d’approuver les comptes de l'exercice écoulé et de décider de l'affectation du résultat. Appelée également Assemblée annuelle, elle comprend trois étapes principales : (i) celle des actes préparatoires, (ii) de la tenue de l’assemblée et (iii) des formalités de dépôt. Ci-après un bref rappel…

I.    Les actes préparatoires

Préalablement à la tenue de l’Assemblée annuelle, l’administrateur ou le Conseil d’administration d’une société doit satisfaire un certain nombre d’obligations relatives à l’établissement et à la communication des documents sociaux.

Ainsi, il est de la responsabilité des administrateurs de s’assurer que tous les documents en vue de l’Assemblée annuelle seront prêts en temps et heure :

a.    Les comptes annuels (comprenant le bilan, le compte de résultat et autres documents requis par la législation comptable) ;
b.    Le rapport de gestion des administrateurs ou du Conseil d’administration ou du Directoire ;
c.    Le rapport des censeurs ou auditeurs, le cas échéant ;
d.    Le plan d’activité et le budget d’investissement pour la nouvelle année.

Tous ces documents seront disponibles au siège social de la société pour consultation par les associés / actionnaires ou, selon le cas, pourront leur être communiqués avant la tenue de l’Assemblée, en même temps que la convocation à l’Assemblée.

II.    La tenue de l’Assemblée annuelle

L’Assemblée qui approuve les comptes doit se réunir dans les 5 mois de la clôture de chaque exercice, c'est-à-dire chaque année jusqu’au 31 mai. La procédure de convocation et de tenue de l’Assemblée comporte certaines différences en fonction du type de société, SA ou SARL.

S’il s’agit d’une Société par Actions, l’Assemblée sera en principe convoquée par le Conseil d’administration ou par le Directoire, par publication de la convocation au Journal Officiel et dans un journal local au moins 30 jours à l’avance. Les statuts de la société peuvent cependant prévoir également des modalités de convocation plus allégées, comme par exemple sans respecter le délai si tous les associés / actionnaires sont présents et d’accord.

S’il s’agit d’une Société à Responsabilité Limitée, en principe l’Assemblée sera convoquée par l’administrateur par lettre recommandée au moins 10 jours avant la tenue de l’Assemblée.

Les associés ou actionnaires de la société, réunis en assemblée, devront ce jour-là approuver la comptabilité telle qu’elle a été tenue l’année d’avant, décider comment répartir le résultat, donner quitus de gestion aux administrateurs de la société, mais également discuter et établir le budget de fonctionnement pour l’année en cours.

III.    Formalités de dépôt

Une fois les comptes approuvés, les administrateurs doivent les déposer auprès du Registre du commerce, dans les 15 jours de la tenue de l’Assemblée générale. Le non dépôt des comptes annuels est lourdement sanctionné en Roumanie, pouvant aller jusqu’à la mise en dissolution de la société.

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Nous espérons que ces informations vous ont été utiles et vous disons à… la semaine prochaine !

Dana GRUIA DUFAUT
Avocat, CCEF

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